Organizar um evento é como planejar e operacionalizar um projeto.
Durante cinco anos, entreguei onze edições de um evento de economia criativa e aprendi muito com erros e acertos. A cada ano, o evento crescia e mais pessoas ficavam interessadas. Na última edição foram mais de 300 pessoas participando diretamente no evento. Para você entender, fazem parte da economia criativa toda empresa, serviço ou até pessoa física que utiliza o capital intelectual criativo como base do seu negócio. Estão inclusos neste conceito: designers, estilistas, artistas, escultores, pintores, gastrônomos, músicos, entre outros profissionais. No evento, todas essas pessoas juntas formam uma grande vitrine colaborativa para venda de produtos e trocas de experiências.
As feiras comerciais eram uma das formas de comércio mais importantes da Idade Média. Surgiram em função da necessidade dos indivíduos de comer, vestir-se, armar-se, etc. […] As feiras ofereciam oportunidade de comércio em escala crescente, o que propiciou o desenvolvimento das atividades produtivas, pois criavam mercado para o que fosse produzido (MATIAS, 2013, p. 17).
Minha experiência é neste contexto de evento - os de economia criativa - mas tenho certeza que esses aprendizados são válidos para diversos tipos e formatos. Por isso, para quem organiza, ou pensa em organizar, segue uma lista das dicas que, na minha opinião, são as mais importantes:
1. Escolha bem sua equipe
Uma equipe bem alinhada é fundamental para que possa haver harmonia antes, durante e depois do evento. Trabalhe com pessoas que tenham habilidades diferentes da sua, pois um evento exige conhecimentos em diversa áreas e, quanto mais multidisciplinar sua equipe for, melhor desempenho cada membro terá em suas tarefas.
2. Saiba delegar e conduzir
Você não vai conseguir fazer tudo sozinho, por isso você precisa delegar tarefas. E, principalmente, saiba designar a pessoa certa para executá-las. Feito isso, reúna-se constantemente para efetuar um check list de responsabilidades e acompanhe o situação de execução de cada grupo de demandas.
3. Crie apenas um canal de comunicação com os participantes
Unifique o canal de comunicação com os participantes, seja ele por e-mail ou grupos (Google Groups, Facebook, WhatsApp, #Slack). Poste os comunicados e tire as dúvidas por este único canal. Na minha experiência, já tentei publicar os comunicados em diferentes canais, porém, se o evento possui muitos participantes, é cansativo para a organização. Muitas vezes a dúvida de um pode ser também de outros, e assim você otimiza seu tempo.
4. Documente os processos
Documente fornecedores, orçamentos e contatos. Minha dissertação de mestrado aborda a operacionalização de eventos de economia criativa, e nela, incluí um blueprint de serviço. Ele faz parte do toolkit que em breve, disponibilizarei em meu site pessoal. Cadastre-se lá e receba minhas atualizações.
5. Crie uma planilha de melhorias
Observe e anote. Alguns aprendizados acontecem tão rápido que se não anotarmos, eles não serão lembrados depois. Crie um documento para anotar pontos a serem melhorados na próxima edição. O aprendizado é contínuo e há processos que sempre podem melhorar.
6. Engage os participantes
Um evento de sucesso e bem divulgado é possível quando os participantes estão engajados com o propósito e com a organização. Promova reuniões presenciais, incentive o networking e a colaboração entre os participantes. A organização faz a sua parte, mas é essencial todos estarem engajados. Um evento só é sucesso quando todos colaboram.
7. Tenha uma equipe dedicada durante o evento
Tenha ajudantes para a montagem, durante e desmontagem do evento, pois pode ser muito cansativo. Carregar coisas, tirar dúvidas, e ajudar os participantes é muito comum. Você deve colocar a mão na massa, mas também deve se poupar de muito esforço para poder compartilhar experiências, e circular pelo seu evento!
8. Pense na circulação dos visitantes
Um evento cheio de expositores é muito legal, mas se não houver espaço para as pessoas circularem fica desagradável. Por isso, desenhe uma planta baixa com a localização dos estandes e fluxos de circulação. Dessa forma, você terá uma visão panorâmica do evento. Lembre-se também que as pessoas precisam sentar, portanto coloque em pontos estratégicos de parada e descanso.
9. Invista em sinalização
Coloque placas visíveis para sinalizar banheiros, provadores, entradas, saídas, praça de alimentação, palco musical, etc. Além de serem muito úteis para os visitantes, deixam o espaço mais organizado e ambientado com a identidade do evento.
10. Crie um kit de ferramentas
Já perdi a conta de quantas tesouras, fitas adesivas, clips, trena, martelo (sim!) e outros itens, emprestei durante os dias de montagem. Muitas vezes os participantes vêm carregados com produtos e acessórios e esquecem que podem precisar desses itens para últimos ajustes. Empreste, mas lembre de memorizar para quem emprestou, e solicite de volta para que você possa ajudar todos!
Você gostou? Organiza eventos e tem mais alguma dica útil para compartilhar? Comenta aí! :)
Referências:
Livework Studio: www.liveworkstudio.com.br
MATIAS, Marlene. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 6. ed. São Paulo: Malone, 2013.
Conteúdo por: www.anacarolcarvalho.com.br
Publicado também em: https://medium.com/@anacarolcarvalho
Comments